不符合采购职位的工作

我该如何做采购

Todywu2017-2-27

前言:作为采购一职,相信老板与各位同仁都看得很紧的职位,也是热门职位,无论会不会做采购,听说要招采购,保准不缺简历,比任何一个职位收到的简历都多,而在这一堆简历中,往往有很多根本不是采购而想做采购,有一部分又是采购的老油条,要从这一堆简历中筛选出自己想要的员工,企业方着实有些头痛,老吴曾经也遇到过公司招聘,一下午收到20多份简历,简直不忍直视,要从这么多简历中筛选出自己想要的人才,老吴同样费尽心思来阅读,审核,最终还是约了10名面试,而所招的人数就只要1名,显然,10名面试也要花一阵子功夫,一个上午的时间都没面试完,每位面试者占用15分钟,其中有的更长,要认真听听他们的讲述,也要提出问题给他们回答,着实看着就累,因此,今天老吴在这里讲讲采购一职的要求与录用条件,采购到底能干什么,又要具备什么条件才是合格的采购。首先在这里说一声,采购不仅仅是拿钱买东西那么简单,如果是这样,任何一位拿着钱上街买东西都叫采购,那这采购也太好做了,简直没有技术含量。也难怪招采购投简历的那么多,估计还真的有相当一部分员工这么认为,而事实并非如此,老吴在这里把做采购10余年的看法告诉大家,让大家清楚明白什么是采购,要如何做采购,同时想学习采购或者正在做采购的朋友一个参考,希望能帮到大家。更多原创文章,请关注“老吴奇谈怪论”微信公众号免费浏览。

什么是采购:采购,是指企业或者个人在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业或个人的资源,以保证企业生产及经营活动正常开展,或满足自身需求或者保证生产、经营活动的一项企业或个人的经营活动。明确采购的职责范围,对采购有了正确的定位,算是知道了采购职位的作用在哪里,这也是大广义上描述,而各行业的采购职位定义又有所不同,把采购细化或者身兼多职,我们同样称之为采购,例如采购跟单,版房采购,成品采购,主料采购,辅料采购,行政采购等等,不同的采购又起到不同的作用,同时,采购也可以身兼多职,例如招聘,跟单,后勤等,小型企业由于工作量并不大,采购几乎闲得慌,不得不加入一些工作充实,这个职位既不能空缺,也不能浪费采购一职,所以,把相近或者相关的工作合并使用采购。一名采购所要做到的工作以本身的职位为主,兼职的工作可以次之,在较忙的情况下可以安排别的人手完成,主要工作不能懈怠。隔三差五买点办公用品,小物件等,这算是采购点东西,而称不上采购,不符合采购职位的工作,因为这种工作没有技术含量,商场明码标价,谁去买都一样,按质按量买回来,不会对任何环节产生利害关系。因此,采购主要工作与临时买东西有了本质的区别,包括谈判,比对,结算方式,合同拟定,跟踪,进仓,中途抽检等工作,如果企业有专职的QC部门和采购跟单,前期尚未回仓时由采购负责指定,QC跟进质量,采购跟单负责进度交期,仓库负责清点上报。

采购的素质:以企业为主导方向,以维护企业利益出发,结合市场行情分析,准确定位供货商与所需采购商品,对产品质量与价格进行比对,如果对市场行情熟悉,可以清楚分析产品真实价格,做到供应商有合理利润空间,与企业采购成本相符或低于采购成本。如果遇到突发事件,例如原油升价影响,市场行情影响等,直接影响产品预估价格,必须写出书面报告上报审批,不得乱用职权。对于月结,季结、年结等要求,视产品与企业内部规定实施,当月结、季结、年结所产生的价格误差,需要填写真实报告上报主管部门审批,这一系列动作必须知会财务部备份。对于回扣一事也是众多采购所关心的话题,也是企业方所关心的问题。我们来分析一下:供应商为什么要给采购回扣?第一,产品本身品质存在差异而采购不知道;第二,产品本身价格与市场不符;第三,稳住采购下单而刻意拉拢采购或者想从采购打开对企业内部了解的缺口;第四,让采购帮忙追货款或提前收款;第五,留后手;第六,采购有帮手介绍或者帮忙完成供应商别的工作等,既然回扣有这么多理由,我们就要认真区别其真实用途是什么,从而以保障公司利益为前提,分析结果,把真实的产品与真实的价格采购商品回仓。例如:产品合格,说明尚有降价空间;价格合理,说明产品与价格相符,那么,我们就要考虑供应商的真实用意在哪里。作为一名采购,必须具有职业素养,不能为一己私利而损害企业利益为己任,对企业内部信息绝对保密。

采购的流程:采购以接到采购指令开始工作,首先对指令任务分类,对供应商收集比对,最终把筛选出来的供应商调样确认,从质量与价格上比对,确定品质与价格是否相符,让后再次筛选出一家或者多家供应商,把采购商品之详细资料给到供应商,让供应商查看完资料后进行商谈,品质要求,最终价格,打样时间,生产周期,交货地点,付款方式等,起草合同与供应商确认,供应商确认后签名盖章回传存底,财务部存底正本,自己手上存放复印件。采购需要从产品初样、复样、确认样再到大货样,分别递交上司审核,或者业务部审批,当业务部不能确认时,业务自然会给客人确认。一旦确认后,跟进货期,直到产品回仓检验合格,告一段落。在使用过程中,商品有次点或者断缺,在抽检时并未发现,此时同样由采购与供应商沟通解决。当产品完成递交客人后,客人并无异议,已结算货款,采购任务终止。也有客人在收到货物后三个月内提出材料问题,这种情况需要根据具体情况具体解决,如果属于供应商提供商品与合同不符,例如欧洲标准不符,或者低毒低镉不符,而供应商出示的验货报告证明与客人实际收到产品检测不符,同样由采购与供应商沟通解决,因为合同有注明产品不合格时的赔付条文。签署合同是一个细腻的工作,一个字一个标点符号都不能忽略,当没有问题时,合同就是废纸一张,当有问题时,合同就是司法凭据。


采购与市场:大部分行业的采购不需要专业的文凭,对于办公软件应用,对相关行业术语了解就差不多了,经过培训后就可以上岗了,但是,一名强悍的采购,必须对行业分布与行情了解,正常情况生产基地的商品价格自然会更适合,因为有配套设施相结合。例如永康的不锈钢,黄岩的胶瓶模具,杭州的丝绸,苍南的印刷无纺布明矾,澳门的猪油糕,香港的脚等等。对这些与本行业有关的产品分布要求大致了解,如果需要定位采购了,就得对这些基地深入了解,最终对产品价格与生产工艺准确定位,倒如采购蚕丝被,我想说杭州的蚕丝本地供应都还不够,您上哪里再去采购到杭州的蚕丝被?紫砂产地宜兴,能采购到真实的紫砂产品,不得不亲自跑一趟,实地考察了解。麻油去河南平舆县,邛崃的白酒,攀枝花的钢铁,鞍山的煤等等,不是说别的地方没有,在中国境内,很多国家认可并规划的产业带,自然有其相对的优势,而不是我们随便找一个地方有就采购,当然,我们也要考虑成本与品质,价格等优势着手,又比如箱包行业来讲,其生产基地众多,而每一个地方都有其独特的优势,针对自身的需求定位,才能采购到理想的产品,当然,这些也并非绝对,也有例外的,那就要大家去更多的挖掘资源,例如珠三角的手袋,广州白云区的真皮包、桂花岗的成品、狮岭的PU袋、浙江平湖的箱包、山东草编、广西的滕编、泉州的背包、汕头的钉珠包、苍南的无纺布包等等,但是,我们发现在这些地方都有不同的产品存在,他们也一样有其优势,例如白云区,我们可以找到化妆包,PU包,无纺布生产线,盒子制品等等,当我们采购成品时,同样要根据不同产品质量价格要求,时间问题,可控性等来考虑,很多时候还要符合客人的验厂要求等等,这些信息不是临时收集,需要做大量的前期收集工作,分类汇总,即时更新资料,随时可以调用。对于如何整理管理资料,后面会单独开篇跟单方面的内容讲解这方面的细节。

网络与采购:一般产品上网搜,弹出众多页面给您筛选,有人会说“我砍掉最低的和最高的,取中间值会最实际”,这些说法不完全正确,一个产品从生产到销售,在不同的环境下所产生的费用完全不同,而每一位商家所加上去的利润又不一样,唯一能说明问题的是按一个地区的大致薪酬标准,加上材料成本,加上合理的利润,这算是正常的出来的价格,而销售渠道直接影响价格,这就要看其销售的路径,例如卖汽车,一款车再贵也就那么重,生产工艺再难也可以用时间来计算,但是,看看他们的广告费用,看看他们的品牌价值,同一款车型,功能一样,性能一样,而牌子不同,价格也会相差很远。再看看进口车型,他们的关税相当重,再到店子里每月销量,假如每天提车的人排队,谁不去卖汽车呢?因此,卖汽车几乎都是连锁,拉平均来看业绩,如果仅仅是看一个地方,市场评估出现问题,往往会亏得一塌糊涂,好的话赚得盆满钵满,投资大见效快,高回报自然也是高风险。因此,我们不要盲目认为某个价格就是最适合的,当然,适合自己的产品才是最好的,而采购要考虑的是压缩成本,控制成本为职业操守,只有对产品整个链了解透彻才能精准谈判,不是随便忽悠就能谈下来,瞎猫碰死老鼠的事机会不多,如果运气那么好倒不如去买彩票来得轻松,何必要这么辛苦折腾份工作呢?因此,了解更多的产品信息,合理有效的管理好这些资料并运用起来,这才是最有价值的资源,才会采购到合理的商品。网络称为万维网,也是万能的,但是,某些时候也是这万能的惹祸,让自己找不到方向感,说的人太多,听多了就犯糊涂。还得从实际出发,找到真正的根源,把符合条件的东西弄回来才是王道。

采购古玩字画:中国数得出来的行家就那么几位,而炒作这类产品者众,听谁的才是真的呢?砖家?有那么一撮人喜欢折腾这个,这也算是长远投资,这代人享受不到就留给下一代人吧,问题是社会那么现实,您有没有考虑过耗尽家产收藏留给后人?有这方面爱好的朋友专家,有收藏爱好者自然相当有必要,一个平民百姓收藏这玩意,价格不扉,一幅名画几百万,几千万,对不会欣赏者何用?不外乎觉得画得好看细腻,装裱精细罢了,搁那也就废纸,不产生其本身的价值。但是,搁在拍卖会上,有的为了名气,有的为了利益,有的为了爱好等,把这一撮人集中在一起,您就找到了销售对象。不懂欣赏与懂得欣赏者的思维与用途完全发生改变,如今的各类收藏对平民来讲,有何价值可言?人的一生匆匆几十年,而这些收藏品大多都在几百年后的事,极少部分可以短期升值,即便是短期升值,其升值空间也不大,权当一件艺术品欣赏即可,所以,想在这方面采购,做这方面的生意,非资深与了解不能为之,不是普通采购能做得来。专业的采购做专业的事,这类型采购不仅仅只是采购,必须具备有非常专业的水平,可以说称得上专家,岂是读几年书就能胜任的?比如唐伯虎的字画,人家当时的造纸,墨水,气候,收藏条件,处理工艺,岂时现代人能造假的呢,而鉴赏者也是根据文献提供的资料,认真比对,用多年见识过,收卖过的经验来鉴别真伪,从而评估价值。冰冻三尺非一日之寒,想模仿想装装样子都不行!当然,这种也叫采购。


手袋采购:手袋采购分为公司采购与工厂采购,无论是公司还是工厂采购,又要分主料与辅料采购,而主料采购又要分真皮、PU、尼龙料、布料以及特种材料采购,当然,辅料采购仍然可以分为拉链、五金、托料里布、配件等采购,各企业根据自己的需求划分,把各部分的工作量作为衡量标准,例如公司以发单为主,而发单又是提供三大件,即主料,里布,五金配件拉链,属于公司品牌,或者客人指定的部件,均由公司方提供,其它市场采购方便者,公司可以不提供,有的公司还会提供边油车线等等,其灵活度较大,也是对采购的匹配相关,而不能说采购只是负责采购什么,我们不能统一定位,针对每一块的采购细节及做法,如果用文字描述,单是一块就得写上好几万字才能详细描述,从建厂开始描述,从一个空荡荡的工厂开始,把所有放进去的物件采购回来,涉及面也相当广,而手袋行业所用到的设备与材料之广泛,每一个种类皆有相当多的品牌与不能的作用,功能,技术含量,以及其实用性,价格偏差等等明细,比如说采购衣车,大家能背得出来的至少就有十种以上,而每一种的品牌又能背出十种以上,分别对每一种的功能细节描述更多,他们做一个牌子来讲,他们有他们的专业做法,要渗透到他们的行业内部来了解,这采购的知识面必须强大,相当的广泛,但是,我们负责采购,不能做到面面俱到,有些东西学很久却只能用一次,因此,采购能懂得更好,不懂得就靠敏锐的眼光与准确的判断,灵活的谈判技巧来完全工作即可。

真皮采购:当我们要了解真皮,首先从进口牛皮开始,而进口皮首先了解皮胚的来源,从国外圈养形式到各大国际大牌包揽下来的信息来了解,如果不是做这些大牌,所谓的进口皮实质就是他们已经挑过一次甚至多次的产品,我们不能说皮不好,我们要理解他们的脱脂与对皮胚的处理工艺,国外的水质与颜料的不同,所以,即便是大牌挑剩下的皮胚,往往其品质较国内的好些,那就是为什么大家一提到进口皮觉得高档的意思,当然,进口皮绝大部分是进口皮胚再到国内生产成皮出来,而成皮在国内生产与国外进口成皮有本质上的区别,我们不妨自己做过试验,国内的皮存放一段时间很容易霉变,而进口皮却不会霉变,当然,存放在潮湿阴暗的地方,又没有防护措施,普通材料都会变,那么是不锈钢也会变,我们不能偏激的考虑这种情况,用常规的理解即可,为什么国内的皮胚不如进口皮胚好呢?以前我写过其中一部分内容,但是,在这一段前面有讲到,他们用的圈养方式与放养方式完全不同,他们有限制牛的年龄宰杀,有效的驱蚊杀虫等全程监控,而国内在这个问题上多疤痕多蚊虫叮咬痕迹等等因素,再加上处理工艺与颜料,想要皮质手感舒适,脱脂与所用的加工材料有关系,因此,国内想做好皮也必须花足够的成本,作到尽最大可能达到进口皮的效果。知道了皮的来路,我们就要对皮的后段工艺了解,所用的模板,工艺的了解,这样就能知道成皮的大致价格,接下来是皮市场的行业术语,保90、95还是保多少,知道了这个也不能说明问题,就算拿去验皮,最后收到的皮仍然不足尺,还要懂得验皮的行内潜规则,这样才不至于采购回来的成皮总是不够尺码。

头层牛皮组织结构紧密,二层较之疏松,而头层与二层的利用率又不一样,当然不能说后期处理摔纹皮都摔松来衡量,因此,进口二层修面皮往往比头层还要贵,目前市场价格已经卖到了二十几块一尺,(值得提示一下,早前香港有用小尺的算法,如今少见这种算法了,也是对某些特种皮有针对性的算法,以十乘以十为一尺,而目前大家所用到的是十二乘以十二为一尺计算),国产修面皮也接近二十块一尺,其利用率较高,只是头层与二层所针对的产品所不同,比如公文包,很多用修面皮做出来的效果相当不错,这当然也是与所用的托材与工艺有相当大的关系,而软包做法,用二层就不妥了,作为采购,把这些了解个大概也就差不多了,因为这些工艺做法留给另一个技术版块来处理,我们只要负责采购指定的材料回仓交差即可,别在采购这个环节出差错。采购成品在查验时,尽量把每一手皮看一次,同时给供应讲清楚,作为次点折让或者短尺码等细节,或者一手皮中出现次点太多等问题,大家先把问题讲到前面来,供应商自然也会给他的上家或者直接皮厂商议解决,尽量不要秋后算账的做法,往往扯皮的事耽搁太久,误了货期,死猪不怕开水烫,慢慢磨,时间耗进去了,对公司或者工厂方仍然有诸多不利因素,而供货方目前几乎都是现结,大家明白一点,收进去的钱想要退出来,这是大家都不想看到的结果,同时导致双方心里不爽,因为我们所需要提前的问题没有事先讲,供应商也没在意,也不是供应商有意耍滑头,因此,我们在对自己负责的情况下,仍然要替供应商考虑,他们也有难处,并不是单方面求自保为之。

真皮采购种类繁多,鳄鱼皮讲宽度,以厘米为单位,分养殖与野生,针对产品来衡量采购,比如皮带不接驳,当然小了不能用,做钱包小的也可以,当然,我们都知道大的利用率高,小的浪费大的道理,而蛇皮,驼鸟皮,珍珠鱼皮等常见皮,目前养殖居多,野生自然是受保护物种,我们暂且不去考虑。也有人用到所谓的稀有皮,蜥蜴皮,老鼠皮等等,乱七八糟的皮都有,问题是我们的产品受众面如何,只能让我们的消费群体说话来衡量,采购只是对指令负责,同时对企业有义务提供即时信息,例如价格上涨,某些皮种禁用,或者市场某些皮类属于短缺,可能造成货期延误等等。采购职责所在,信息由直接市场反馈,不得拖泥带水,延误商机。


采购需懂得专业知识:比如密度镜,克重仪,卡尺,放大镜,厚度仪等工具的用法,估计密度镜比较少采购会用,这是属于行业内部方便查看纱支用,只是把经纬两边的纱支加起来算出每平方英寸内的纱支数量;内干擦湿擦以及色牢度的简易检测;五金电镀的牢固度;是否有封油处理;尼龙链的防爆裂;涤棉尼龙的区分;T/C,TR,CVC,COTTON的区分;PU,半PU,TPU,PVC等的区分;对通用牛皮的各种纹路,厚度,级别了解等等,一般基本的在入职前就要了解,如果企业接受培训或者有原来的采购愿意接收新手,可以从这里开始学习,否则,每个企业招聘几乎都要熟手,但是,我们不能做到任何材料都熟悉时,必须即时充电,把自己不懂的补上去。目前企业方所招聘的采购,老吴上网看了招聘条件,几乎没有啥特别可言,只是每一个企业的条件不一样而已,不外乎就是谈判能力,对市场材料及价格了解,有良好的职业道德,能吃苦耐劳之类的要求,工作经历等,在手袋行业并没有要求一定要什么文化程度,而在电子行业就有要求什么专业毕业,我们主要针对轻纺这块的采购,如果涉及到对外,那么,英语为主要工具,因为很多材料名称以及要求皆为英文或者别的语种描述,而通常别的语种会有专人译出来,而英语很多企业无需翻译,采购直接搞定。这里只讲对采购的基本要求概述,如果有朋友想更进一步的了解,我可以单独开篇描述某一块内容,由于采购的篇幅太长,没办法每一个版块都写到。

采购的谈判方式:以企业规章制度为前提条件谈判,比如企业要求账期,又或许企业要求含运费含税等条件。首先阐述清楚后方可谈判,在谈到价格问题上,采购要保持三赢的心态。供应商,企业,自己这三方取平衡点,供应商不会亏本做生意,企业不会出高价采购商品,自己不会做大头鬼!因此,在谈判时,要知道供应商的大致利润,不能说把价格压到供应商没利润或者亏本的心态采购,到时候回仓的产品就容易出问题,换位思考一下,自己是供应商,会不会无条件亏本做生意?显然不可取,有的企业高管不在乎这些,反正能买到便宜就行,不顾及供应商合作条件,这样很难有长期稳定的供货商,导致自身的产品不停更换供应商,最终产品出问题,得不到稳定的产品,自然也没有稳定的客人。道理大家都懂,只是很多时候做起来大家埋怨有困难,我建议首先平衡这一心态来解决这种困难。谈判时切忌附带条件,这样会让自己很被动,比如要求供应商给几个点,或者赠送啥产品等等,以前说羊毛出在羊身上,现在羊毛可以出在猪身上了,我们自然会想到这钱还是捆绑在一起的,换汤不换花,也是一个意思,我们不能存有侥幸的心理,谁的心里都透明。为企业,为自己,做好自己的本职工作,这也算是份内事,要有积极向上的心态,才能把工作干好,才能尽全力给供应商谈判,如果抱着一种不求有功但求无过的心态做采购工作,将是企业的一大损失。

采购的言行:采购是企业中唯一多人关注的职位,所以,在企业内部的一言一行都得注意,穿着打扮,吃饭娱乐等都会有人关注,从上到下围着采购转,突然穿了一身名牌服装,或许您也能惹上麻烦,突然唱歌半夜三更回来,或许有人怀疑,有人上门来找,有人请吃饭,这些都是相当敏感的事,不应该发生的事太多,总会给自己惹上麻烦,因此,采购要做到自然,不让别人说闲话,首先自己不要出格,对工作负责,别人付出十分,采购得付出十二分,千万别无中生有过于热情,人家会怀疑您图谋不轨!老吴也是从九几年开始从事过此职业,到后来一直也有管这个职位,没少供应商请吃饭,安排娱乐,但是,在合理的价格与质量保障,交期不误的前提下,约法三章,在我的地头我请,在他的地头他请,但都是简历工作餐为主,如果遇到谁过生日或者什么节日,开大餐自然免不了,必须在正常范围,并不是全部由供应商请吃饭,这样做会给别人嫌疑,如果说我们把供应商当着熟人,当成普通朋友交往,到钟点用餐,一起吃饭无可厚非。不能在这上面省钱,该花的还得花出去,谁让您做采购的,又不想失面子,又不想得罪人,人家上门来够钟用餐难不成赶人家走?因此,当交朋友也好,当自己请客也罢,分清楚其中的利害关系,将自己的言行表达出来,别让人在背后说三道四。

结束语:大部分人认为采购是个肥差,可我看到过很多采购做得焦头烂额,甚至做几天就走人,更别提想长时间做下去。在一个完善的管理制度下的企业,采购经过层层把关,就是一个普通的职位,没有什么肥差可言,谈不上高收入,只是拿到您职位的薪水与津贴,不会像某些企业采购,赚得比老板还多,显然这种企业的发展存在相当大的漏洞,管理漏洞百出,这才能让不良采购有机可乘!否则,采购与普通任何一个职位无异,仅仅是工作性质不一样而已,没什么特别之处。

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